Per preparare il budget IT, separa spese ricorrenti, acquisti, impegni e previsioni. Ecco un esempio numerico e un metodo per aggiornare il totale senza duplicazioni. La guida ITSM per piccole aziende collega il budget ai servizi da mantenere. Prima di raccogliere preventivi, porta sul tavolo inventario, contratti e interventi previsti: il costo deve avere un motivo comprensibile. 1. Raccogliere una base omogenea Per ogni voce annota servizio, fornitore, quantità, periodicità, importo, proprietario, scadenza e documento. Concorda con l'amministrazione il criterio di confronto. Nell'esempio tutti gli importi sono ipotetici e al netto dell'IVA; non sono quotazioni di mercato. Se un canone è mensile e un altro annuale, conserva il dettaglio originario e calcola il totale annuale in una colonna distinta. Registra separatamente l'ipotesi sulla quantità di utenti o dispositivi. 2. Costruire il primo totale Spese ricorrenti dell'esempio: Produttività: 20 utenti × 18 euro × 12 mesi = 4.320 euro. Connettività: 120 euro × 12 mesi = 1.440 euro. Assistenza: 250 euro × 12 mesi = 3.000 euro. Servizio di backup: 70 euro × 12 mesi = 840 euro. Totale ricorrente: 9.600 euro. Interventi e acquisti pianificati: Tre portatili: 3 × 900 euro = 2.700 euro. Intervento previsto sull'UPS: 450 euro. Lavoro di rete: 350 euro. Totale interventi: 3.500 euro. Base annuale: 13.100 euro. Nell'esercizio la direzione valuta una riserva di 655 euro, portando l'inviluppo a 13.755 euro. Non è una percentuale obbligatoria: la riserva va motivata con rischi e possibilità effettive dell'azienda. 3. Collegare le voci a una decisione Per i portatili indica quali asset sostituiscono e perché. Per l'UPS collega l'intervento alla verifica dell'apparato; per il lavoro di rete richiama la mappa dei collegamenti e il problema da risolvere. La capability Budgeting della FinOps Foundation collega fondi approvati, responsabilità e andamento della spesa. L'esercizio estende questo criterio alla gestione operativa di un piccolo ambiente IT, senza richiedere l'adozione completa del framework. 4. Distinguere consuntivo, impegni e resto previsto Una fattura pagata appartiene al consuntivo; un ordine già preso ma non ancora contabilizzato va trattato coerentemente come impegno; le attività ancora da decidere appartengono alla previsione. Concorda queste definizioni con chi tiene i conti, evitando di sommare due volte lo stesso acquisto. Esempio di aggiornamento: 11.400 euro di consuntivo, 1.700 di impegni non già inclusi e 300 di resto previsto. Previsione a finire: 13.400 euro. Rispetto all'inviluppo di 13.755 rimangono 355 euro; rispetto alla sola base di 13.100 emerge uno scostamento di 300 euro da spiegare. 5. Aggiornare le ipotesi Quando cambia il numero di utenti o un progetto, annota il motivo e ricalcola le voci coinvolte. La capability Forecasting della FinOps Foundation richiama la collaborazione fra informazioni tecniche e finanziarie per mantenere previsioni coerenti. Il risultato della settimana è un prospetto riconciliato con documenti, responsabili e ipotesi. Collega la revisione ai costi variabili del cloud, alla gestione dei rinnovi e alla revisione di fine anno.