Un inventario utile confronta ciò che hai comprato, ciò che usi e ciò che risulta assegnato. Ecco una procedura di riconciliazione per una piccola azienda. Questa tappa della guida ITSM per piccole aziende produce un registro verificato e una lista di eccezioni. Nel nostro esempio venti postazioni sono in uso, ma il registro acquisti riporta ventitré dispositivi: il lavoro consiste nel spiegare la differenza, non nel cancellarla. 1. Preparare tre elenchi Raccogli acquisti e beni disponibili, dispositivi osservati nelle fonti tecniche autorizzate e assegnazioni alle persone. Le fonti possono includere fatture, consegne, console di gestione e rilievi fisici. Nessuna di queste rappresenta automaticamente l'intero inventario. Una macchina spenta non compare necessariamente nella console di rete; un acquisto può riguardare un bene già dismesso. Per questo la gestione degli asset nel CIS Control 1 è un'attività continua di identificazione e controllo, non soltanto una lista iniziale. 2. Usare un identificativo che non cambi con l'utente Assegna un asset ID e collega seriale, tipo, modello, sede, stato, assegnatario, data di acquisto e garanzia. L'asset ID resta lo stesso quando il portatile passa a un collega. Il nome della persona appartiene all'assegnazione, non all'identità del dispositivo. Esempio di riga: Asset: PC-023. Seriale: riferimento verificato sull'apparato. Stato: disponibile, pronto per assegnazione. Sede: armadio tecnico. Ultima verifica: data del controllo. Documento collegato: acquisto e precedente restituzione. I dati personali del registro devono essere limitati a ciò che serve per la gestione e accessibili alle persone incaricate. Password, PIN e chiavi di recupero non appartengono a questa tabella. 3. Spiegare le differenze Nel caso di esempio, venti dispositivi sono assegnati, uno è di riserva, uno in riparazione e uno risulta ritirato ma non documentato. Totale: ventitré. Per l'ultimo apri un'eccezione con responsabile e verifica richiesta; non inventare lo stato "dismesso" per far tornare il conteggio. Collega ogni eccezione a un'attività tracciata. Un dispositivo osservato senza acquisto noto può essere personale, noleggiato o registrato male: serve una verifica prima di classificare il caso. 4. Collegare hardware, software e servizi Per ogni asset critico annota il servizio supportato e i software importanti. Un host può sostenere più VM; il numero di server acquistati non coincide quindi con il numero di sistemi da gestire. La mappa del CED e il registro della rete completano queste relazioni. Per licenze e abbonamenti registra prodotto, quantità, responsabile e documento di riferimento. Non dedurre automaticamente la regolarità di una licenza dalla semplice presenza del programma. 5. Mantenere il registro attraverso gli eventi Acquisto, consegna, rientro, riparazione e dismissione devono generare aggiornamenti. Chiedi a una persona diversa dall'autore di trovare la posizione di PC-023 e il documento della sua ultima assegnazione. Se non ci riesce, il registro non è ancora operativo. Il risultato della settimana è un totale riconciliato, con eccezioni assegnate e data di verifica. Per le basi consulta l'inventario informatico dei dispositivi; usa poi il registro nella procedura di ingresso e uscita dei collaboratori e nel budget IT.